7 dicas para melhorar a gestão do tempo no trabalho
Sugestões importantes para aplicar e aumentar resultados nas empresas. Orientações para organizar o fluxo de demandas e se tornar mais produtivo
O uso do tempo de forma organizada no trabalho impacta nos rendimentos econômicos da empresa. Quando se trata de líderes e gestores, o controle das atividades e das horas desempenhadas em cada demanda se torna crucial no alcance de resultados positivos. No treinamento de Liderança para Gestores da Dale Carnegie, existem sete oportunidades de melhoria na gestão de tempo no trabalho, possíveis de aplicar de forma imediata:
1 – Combine “janelas de tempo” que você estará disponível
Estar disponível para sua equipe acessá-lo é de extrema importância, mas atenção: se você estiver disponível o tempo todo, passará boa parte do dia sendo interrompido para resolver ou absorver situações corriqueiras. Combine com a equipe algumas “janelas de tempo de 40 minutos” em que você não será interrompido de maneira alguma. Comece com duas janelas de tempo
exclusivas: uma pela manhã e outra à tarde, por exemplo, e retome aquele velho projeto engavetado há tempos.
2 – Faça um download do seu cérebro
A melhor maneira de perder uma informação é deixando ela apenas na sua cabeça. Hoje, com poucos cliques, você acessa farta variedade de excelentes aplicativos – muitos são gratuitos, que ajudam na criação de mapas mentais, listas de tarefas, agendas, ferramentas para gestão de projetos.
3 – Evite estar sempre hiper-conectado
Analise e veja se vale a pena (e se traz resultado) estar o tempo todo conectado. Celular, Facebook e Whatsapp são excelentes ferramentas, mas a hiper-conexão pode ser uma vilã quando concorre com a atenção, desvia o foco e drena a produtividade.
4 – Delegue processos inteiros
Um chefe manda as pessoas fazerem as coisas, ao passo que o líder delega processos inteiros. Imagine que acabou o papel ou a tinta da impressora, e o chefe manda alguém comprar o papel ou a tinta. Ele não delegou, ele mandou fazer. Quando acabar novamente o insumo, ele precisa mandar de novo. Já o líder cria um processo em que, por exemplo, uma pessoa ficará responsável por checar o nível de tinta e o estoque de papel toda segunda-feira.
O tempo é o mais escasso recurso dos gestores. Se ele não for bem gerenciado, nada mais o será.”
5 – Livre-se da “Tirania do Urgente”
O autor Charles Hummel cunhou conceito que ficou famoso e se refere à tensão entre o que é urgente e o que é importante.
Exemplo: consumir tempo para consertar equipamento estragado. Corrigir isso demanda tempo e não melhora a produção – não significa deixar de apagar “incêndios”, mas, embora seja urgente e importante, os resultados estão no quadrante 2. Trabalhar no quadrante do importante seria criar um processo de manutenção preventiva, para evitar estragos na máquina, ou antecipar alguma crise (para não virar urgente).
6 – Faça uma coisa por vez com início, meio e fim
O principal mantra aqui é: TENHA FOCO. Sem isso bem definido, é fácil se distrair. E a distração não ajuda a ser mais produtivo. Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo permite diversas tarefas inacabadas ou empurradas para depois.
7 – Evite planejar em excesso
Não espere o momento perfeito para começar alguma coisa nova, pois, conforme o grau de perfeccionismo, talvez esse momento nunca aconteça. Planejar e ponderar são processos importantes e determinam o sucesso, mas ficar na teoria não produz nada. Saia da arquibancada e vá para o campo jogar. Quanto antes errar, melhor: permite reavaliação dos planos e metas, e correção a tempo de obter o resultado desejado.
Na sede do Facebook, existem diversos cartazes coloridos com frases curtas e inspiradoras. Uma delas ficou famosa: “Feito é melhor que perfeito”.
Identificou algum ponto para melhorar sua produtividade? Caso sim, basta ajustar a rotina e ver os efeitos positivos dessas mudanças. O ideal é dar pequenos passos consistentes e duradouros.
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