10 regras para delegar com eficiência
Ser líder não significa fazer tudo sozinho. Mas, sim, uma capacidade de identificar as pessoas mais adequadas para enfrentar uma tarefa ou projeto e capacitá-las para fazê-lo. Delegar com eficiência se reflete no desenvolvimento de habilidades das pessoas que trabalham para você.
Quando o assunto é delegação, as dificuldades podem ser aprimoradas. Coloque estas dez regras básicas em prática e observe a eficiência da sua equipe crescer.
1 – Desapegue!
O maior problema enfrentado por novos gestores e líderes é a incapacidade de desapegar de uma tarefa. Muitas vezes, temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho efetivamente.
Por isso, como prioridade, você precisa aprender a deixar ir a tarefa e a preocupação excessiva. Comece pequeno, delegando apenas as tarefas mais simples, e gradualmente avance para as mais complexas.
2 – Sistema de prioridade
Comece a desenvolver um sistema de prioridade para tarefas. Esse sistema varia com base em sua experiência, o tipo de empresa e os tipos de tarefas. Mas, crie pelo menos quatro categorias, de acordo com o grau de esforço e o grau de habilidade que uma tarefa requer.
A categoria mais qualificada deve conter tarefas que você mantenha em sua responsabilidade, enquanto que as categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outras pessoas.
O grau de esforço deve dizer quais tarefas são mais importantes para delegar – por exemplo, dar a outra pessoa a responsabilidade por uma tarefa de alto esforço e de baixa habilidade irá poupar muito tempo.
3 – Explique por que você está delegando
Isso ajuda quando você fornece um contexto para o porquê você está atribuindo uma responsabilidade a alguém.
Quando você seleciona as pessoas para delegar, diga porque você as escolheu especificamente, e como você espera que isso ajude a crescer. Ajude a ver cada tarefa delegada como oportunidade de assumir mais responsabilidades ou desenvolver novas habilidades.
4 – Jogue com os pontos fortes da sua equipe
Como líder, você terá que aprender as sutilezas dos seus companheiros de equipe. Você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada indivíduo, incluindo suas habilidades atuais e potenciais.
Ao delegar, observe a equipe e atribua tarefas para quem tem o maior número de habilidades relevantes para executar o trabalho. Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem a carga de trabalho mais leve ou é o mais conveniente.
Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo indivíduo aumentará eventualmente a capacidade desse indivíduo para resolver essas tarefas.
5 – Dê instruções
Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, inclua instruções com cada tarefa que você delegar. Se você tiver preferências específicas sobre como a tarefa será realizada, acrescente essa informação. Se você tiver um prazo rigoroso seja claro sobre ele.
Detalhes e instruções diretas evitam a maioria das lacunas de comunicação e permite que as tarefas sejam executadas de forma eficaz.
Poderíamos provavelmente banir 90% de nossas preocupações agora se parássemos de nos preocupar por tempo suficiente para descobrir se, pela lei das probabilidades, há alguma justificativa para a nossa preocupação.” Dale Carnegie
6 – Forneça recursos e treinamento
Quando você delega uma tarefa a alguém, a pessoa encarregada deve ter ferramentas, treinamento e as habilidades necessárias para completar a missão de forma bem sucedida.
Uma boa regra de treinamento é “eu faço, nós fazemos, você faz” (ou seja: primeiro me veja fazer isso, depois faremos juntos, e por fim você tenta sozinho).
7 – Sem medo de ensinar novas habilidades
Faltar alguém em sua equipe com a capacidade de executar uma determinada tarefa que está em sua lista não significa que o trabalho não pode ser delegado. A maioria das habilidades pode ser aprendida, por isso não tenha medo de ensinar.
A atribuição de suas primeiras tarefas levará mais tempo (uma vez que você precisa treinar o colaborador escolhido), mas considere um investimento. Ao transferir essas habilidades, você abre a porta para atribuir todas as tarefas similares a esse indivíduo no futuro, economizando tempo gasto no ensino.
8 – Confie, mas verifique!
Quando delegar uma tarefa, confie em seu companheiro de equipe para a execução em seus próprios termos. Afinal, outra pessoa pode completar uma tarefa de forma diferente do que você faria.
Não tenha medo de, às vezes, intervir e verificar se a tarefa está se movendo conforme planejado. Isso incentiva mais confiança e respeito dentro da equipe e ajuda a evitar quebras na comunicação ou na compreensão.
9 – Use o feedback para melhorar a delegação
O feedback é a parte mais importante do processo de delegação, e funciona para ambos os lados. Se o colaborador fizer um bom trabalho com uma tarefa que você atribuiu, ofereça elogios sinceros. Se por acaso falhar, não tenha medo de oferecer uma apreciação construtiva.
Por outro lado, convide seus colaboradores para que compartilhem seus pensamentos sobre como você está delegando – é uma chance crítica para determinar se você está fornecendo informações suficientes ou se você está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.
10 – Confie naqueles a quem você delega
Sempre comece com a confiança. Junto com a confiança, é preciso fornecer às pessoas delegadas a chance de fazer um trabalho por conta própria. O trabalho deve ser bem executado, mas o seu caminho ou a estrada não é o único caminho certo.
Além disso, ouça e observe. Assimile os traços, os valores e as características das pessoas da sua equipe, assim você conseguirá delegar as tarefas certas para os perfis adequados, com maior garantia de sucesso.
Aprendeu a delegar, que tal começar a “passar o bastão”?
A delegação nem sempre é fácil, e o processo nem sempre é claro, mas quanto mais cedo você começar, mais cedo você desenvolve a experiência para fazê-lo efetivamente. O processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorias.
A delegação também pode ser um sinal claro de que você confia nas capacidades e habilidades de seus subordinados. E os colaboradores que se sentem admirados tendem a um maior nível de compromisso com seu trabalho, organização e, especialmente, pelo seu gestor.
Então não tenha medo de passar o bastão. E se você sentir interesse em aprimorar ainda mais suas habilidade de delegação, procure nos contate. Dale Carnegie desenvolveu obras e treinamentos com base em pilares fundamentais para relações humanas. Estes incluem capacidade de confiança e comunicação tão claras a quem deseja aprender a delegar com eficiência.
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